در عصر تحول دیجیتال، حفظ ارتباطات کارآمد و مقرونبهصرفه دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت تجاری است. اگر بهعنوان یک مدیر، احساس میکنید سیستم تلفنی قدیمی شرکت شما را محدود کرده، هزینه زیادی دارد یا امکانات لازم برای رشد را فراهم نمیکند، زمان آن رسیده که به تلفن اینترنتی (VoIP) فکر کنید.
تلفن اینترنتی راهکاری استراتژیک برای مدرنسازی سیستم ارتباطات شماست. این فناوری به کسبوکارها این امکان را میدهد که با زیرساختی منعطف و هزینهای بهمراتب کمتر، از امکانات پیشرفتهای مانند دورکاری، منشی گویا و گزارشگیری تماس بهرهمند شوند.
در این مقاله جامع، ما به شما نشان خواهیم داد که چرا مدیران هوشمند به سمت VoIP میروند، کدام شرکتهای برجسته ایرانی و بینالمللی این خدمات را ارائه میدهند و برای شروع به چه تجهیزاتی نیاز خواهید داشت. هدف این است که شما با اطلاعاتی کامل، گام در مسیر تجهیز شرکت به تلفن اینترنتی بگذارید.
تلفن اینترنتی (VoIP) چیست و چرا از تلفن اینترنتی استفاده میکنند؟
در حالی که تلفن اینترنتی (VoIP) یک فناوری پیچیده است، درک آن برای یک مدیر بسیار ساده است: VoIP مخفف عبارت Voice over Internet Protocol است؛ یعنی استفاده از بستر اینترنت برای برقراری مکالمات صوتی، بهجای خطوط تلفن سنتی.
اما مهمتر از تعریف آن، این است که بدانیم چرا مدیران باید به استفاده از تلفن اینترنتی روی بیاورند؟
مدیرانی که به دنبال رشد، صرفهجویی و انعطافپذیری هستند، به دلایل زیر تلفن اینترنتی را انتخاب میکنند:
الف) کاهش قابل توجه هزینهها حذف هزینههای زیرساختی:
نیازی به سیمکشی پیچیده سانترالهای قدیمی و سختافزارهای گرانقیمت PBX نیست.
کاهش هزینه تماس: هزینههای مکالمات بینشهری، داخلی و بینالمللی در مقایسه با سیستمهای مخابراتی قدیمی بهطور چشمگیری کاهش مییابد.
ب) انعطافپذیری بینظیر برای دورکاری و جابجایی
امکان دورکاری(Remote Work): کارمندان شرکت میتوانند از منزل، با موبایل یا لپتاپ خود و از طریق اینترنت، دقیقاً با همان شماره داخلی شرکت تماس برقرار کنند و تماس دریافت کنند.
دفتر کار مجازی: شماره تلفن شرکت شما به مکان خاصی وابسته نیست. شما میتوانید دفتر خود را جابهجا کنید بدون اینکه شماره تلفنتان تغییر کند یا نیاز به نصب مجدد زیرساخت داشته باشید.
ج) قابلیتهای پیشرفته و حرفهای کسبوکار
منشی گویا (IVR): مشتریان را به بخشهای صحیح (فروش، پشتیبانی، مالی) هدایت میکند و وجهه حرفهای شرکت شما را ارتقا میبخشد.
ضبط مکالمات: برای اهداف آموزشی، رفع اختلاف با مشتری یا تضمین کیفیت خدمات، تمام مکالمات بهصورت خودکار ضبط میشوند.
صف انتظار و توزیع هوشمند: تماسهای ورودی را مدیریت کرده و بهطور هوشمند بین کارشناسان توزیع میکند تا هیچ تماسی از دست نرود.
گزارشگیری دقیق: مدیران میتوانند جزئیات زمان تماس، تعداد تماسهای ازدسترفته و عملکرد تیم را بهصورت گزارشهای دقیق مشاهده کنند.
د) مقیاسپذیری آسان و سریع
توسعه فوری: در صورت استخدام کارمند جدید، اضافه کردن یک خط داخلی جدید در سیستم تلفنی VoIP تنها چند دقیقه طول میکشد و نیاز به خرید تجهیزات سنگین ندارد. این بهترین مزیت برای شرکتهای در حال رشد است.
معرفی ارائه دهنده شرکتهای ویپ
برای راهاندازی تلفن اینترنتی، شما به شرکتهایی نیاز دارید که خطوط تلفن اینترنتی (SIP Trunk) و یا خدمات مرکز تلفن را ارائه دهند. در اینجا به معرفی شرکتهای بزرگ ارائهدهنده خدمات در ایران و یک ابزار بینالمللی میپردازیم:.
| شرکت | نوع خدمات اصلی | تمرکز خدمات |
| آسیاتک | ارائه خطوط تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر IP (SIP Phone) | ارائهدهنده اصلی خطوط تلفن اینترنتی، مناسب برای تأمین شماره تماس شرکت |
| پیشگامان | پیشگامان ارائه خطوط و خدمات تلفن ثابت سازمانی و خدمات پهنای باند | ارائه خدمات جامع ارتباطی، از خطوط اینترنتی تا خدمات نصب مرکز تلفن VoIP |
| شاتل (شاتل تاک) | ارائه خدمات جامع تلفن سازمانی VoIP و مرکز تلفن ابری | ارائهدهنده خطوط اینترنتی، تجهیزات و پلتفرم مرکز تلفن میزبانیشده
(Cloud PBX) |
| زویپر(Zoiper) | نرمافزار سافتفون (Softphone) دسکتاپ و موبایل | یک اپلیکیشن پرکاربرد که تلفن همراه یا کامپیوتر را به یک تلفن VoIP تبدیل کرده و به خطوط SIP شرکت شما متصل میکند. (یک ابزار ضروری برای دورکاری). |
نکته مهم برای مدیران: برای تجهیز شرکت به تلفن اینترنتی، شما احتمالاً به ترکیبی از این خدمات نیاز دارید: یک خط اینترنتی از یکی از شرکتهای ایرانی (مثل آسیاتک یا شاتل) و یک سیستم مرکز تلفن (که میتواند نرمافزاری یا ابری باشد) و همچنین ابزاری مانند Zoiper برای استفاده تیم دورکار
معرفی ۵ تلفن ویپ برای شرکتهای کوچک
پس از انتخاب سرویسدهنده، نوبت به انتخاب دستگاههای فیزیکی برای تیم شما میرسد. انتخاب بهترین تلفن VoIP بر اساس نقش کارمند (پاسخگو، مدیر یا کارمند عادی) متفاوت است.
۱. تلفن رومیزی IP پایه (سطح ورود)
مناسب برای: کارمندان با حجم تماس معمولی و کسانی که به یک خط نیاز دارند.
ویژگیها: کیفیت صدای HD، پشتیبانی از یک یا دو خط، کلیدهای ساده، قیمت اقتصادی. (مانند مدلهای پایه Grandstream یا Yealink).
۲. تلفن رومیزی IP مدیران (چندخطه)
مناسب برای: مدیران و منشیهای ارشد که نیاز به کنترل وضعیت داخلیها و کنفرانس دارند.
ویژگیها: صفحه نمایش بزرگ و رنگی، پشتیبانی از ۴ خط یا بیشتر، کلیدهای قابل برنامهریزی (BLF) برای نمایش وضعیت اشغال داخلی همکاران.
۳. هدست VoIP حرفهای (مرکز تماس و پشتیبانی)
مناسب برای: پرسنل پشتیبانی و فروش که ساعات طولانی در تماس هستند.
ویژگیها: اتصال USB یا RJ9، قابلیت حذف نویز (Noise Cancellation) در میکروفون، طراحی ارگونومیک و سبک برای راحتی طولانیمدت. بهترین تلفن اینترنتی برای افزایش بهرهوری تیم مرکز تماس، همین هدست است.
۴. سافتفون (Softphone) لپتاپ/موبایل
مناسب برای: تیمهای دورکار و کارمندانی که دائم در سفر یا خارج از دفتر هستند.
ویژگیها: ارزانترین راهحل، نیازمند نصب اپلیکیشنی مانند Zoiper یا اپلیکیشن سرویسدهنده. کافی است کارمند از یک اینترنت و یک هدست ساده استفاده کند.
۵. تلفنهای بیسیم IP (IP-DECT)
مناسب برای: کارکنانی که در حین صحبت باید در محیط شرکت، انبار یا کارخانه جابهجا شوند.
ویژگیها: قابلیت پوششدهی گسترده، کیفیت صدای HD، امکان استفاده از شماره داخلی در حین حرکت.
کلام آخر
تصمیم برای تجهیز شرکت به تلفن اینترنتی، یک حرکت هوشمندانه برای تضمین کارایی و آمادگی کسبوکار شما برای آینده است. بهعنوان یک مدیر، شما اکنون دلایل حیاتی (از کاهش هزینه تا انعطافپذیری دورکاری) را برای مهاجرت به VoIP میدانید.
با استفاده هوشمندانه از خدمات ارائهدهندگان داخلی مانند آسیا تک، پیشگامان و شاتل برای تأمین خطوط، و بهرهگیری از ابزارهای منعطف مانند Zoiper برای تیم سیار، و همچنین انتخاب تلفنهای رومیزی مناسب، شما میتوانید یک سیستم ارتباطی یکپارچه، قدرتمند و اقتصادی را در شرکت خود پیادهسازی کنید. این سرمایهگذاری بهسرعت بازده خود را از طریق افزایش بهرهوری و رضایت مشتری نشان خواهد داد.
سؤالات پرتکرار
1-برای یک کارمند پشتیبانی که ساعات طولانی صحبت میکند، آیا هدست VoIP مناسب است؟
برای کارمند پشتیبانی که هدف اصلیاش افزایش بهرهوری طولانیمدت و کیفیت خدمات است، هدست VoIP حرفهای بهترین انتخاب است.
2-پس از تهیه خطوط اینترنتی از شرکتهایی مثل آسیاتک مهمترین قدم بعدی برای فعالسازی امکاناتی مانند منشی گویا (IVR) چیست؟
پاسخ: برای فعالسازی امکانات پیشرفته مانند منشی گویا (IVR)، ضبط مکالمات، صف انتظار و توزیع هوشمند، به یک مرکز تلفن (PBX) نیاز دارید. این مرکز تلفن میتواند به دو صورت باشد:
- سرویس مرکز تلفن ابری (Cloud PBX): که توسط خود ارائهدهندگانی مانند شاتل ارائه میشود.
- مرکز تلفن نرمافزاری داخلی: که روی سرور شرکت شما نصب و مدیریت میشو
3-برای افزایش بهرهوری تیم فروش که زیاد در حال جابجایی هستند ،بهترین راهکار سختافزاری چیست؟
بهترین راهکار برای پرسنلی که باید در محیط کاری وسیع جابجا شوند، استفاده از تلفنهای بی سیم است که در مقاله نیز به آن اشاره شد.
4-مقاله به مقیاسپذیری آسان اشاره کرد. اضافه کردن ۱۰۰ کارمند جدید به سیستم تلفنی VoIP چقدر زمان میبرد؟
این یکی از بزرگترین مزایای VoIP است. در سیستمهای سنتی، این کار نیازمند نصب سختافزارهای جدید و سیمکشی بود. اما در VoIP
