راهنمای کامل راه‌اندازی متاما (سرویس مرکز تماس ابری مخابرات)

تا حالا فکر کردید شرکت‌هایی که روزانه با کلی تماس تلفنی سروکار دارند، چگونه همه‌چیز رامنظم و حرفه‌ای مدیریت می‌کنند؟ یا خودتان صاحب کسب‌وکاری هستید و می‌خواید تماس‌ها را بهتر مدیریت کنید، مشتری‌هایتان راضی نگه دارید و کار تیم پشتیبانی رو راحت‌تر کنید؟ متاما دقیقاً برای همین ساخته شده است.ما اینجا متاما را گام به گام برای شما توضیح می دهیم.

متاما چیست؟

متاما یک مرکز تلفن ابری است که توسط شرکت مخابرات ایران ارائه می‌شود و امکان راه‌اندازی یک سیستم تلفنی حرفه‌ای را بدون نیاز به تجهیزات سخت‌افزاری فراهم می‌کند. در متاما، تمام امکانات مرکز تلفن سنتی به‌صورت نرم‌افزاری و از طریق اینترنت در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌گیرد و مدیریت تماس‌ها به‌سادگی از یک پنل آنلاین انجام می‌شود.

تفاوت متاما با مرکز تلفن ابری سنتی از نظر راه‌اندازی

زمان راه‌اندازی

• متاما: راه‌اندازی در مدت زمان کوتاه پس از ثبت‌نام و تأیید مدارک انجام می‌شود.

• مرکز تلفن ابری سنتی: راه‌اندازی معمولاً زمان‌بر است و ممکن است به مراحل فنی متعدد نیاز داشته باشد.

 میزان پیچیدگی

• متاما: فرآیند راه‌اندازی ساده و ساختارمند است و بیشتر مراحل از طریق پنل آنلاین انجام می‌شود.

• مرکز تلفن ابری سنتی: راه‌اندازی پیچیده‌تر بوده و شامل تنظیمات فنی بیشتری است.

نیاز به دانش فنی

• متاما: نیاز به دانش فنی تخصصی ندارد و کاربران عادی نیز می‌توانند تنظیمات اولیه را انجام دهند.

• مرکز تلفن ابری سنتی: معمولاً نیازمند دانش فنی یا کمک مستقیم کارشناس است.

هزینه راه‌اندازی

• متاما: هزینه اولیه کمتر است، زیرا نیازی به خرید تجهیزات و زیرساخت فیزیکی وجود ندارد.

• مرکز تلفن ابری سنتی: به‌دلیل وابستگی به تجهیزات یا تنظیمات پیچیده، هزینه راه‌اندازی بالاتری دارد.

شرایط و پیش‌نیازهای لازم برای راه‌اندازی متاما

برای استفاده  از سرویس متاما، لازم است شرایط اولیه زیر را داشته باشید:

• کسب و کار فعال: متاما عمدتاً برای کسب و کارها (شرکت‌ها، سازمان‌ها، فروشگاه‌ها و…) طراحی شده است.
• داشتن خط تلفن ثابت :هرچند ممکن است امکاناتی برای استفاده بدون خط ثابت نیز وجود داشته باشد، اما داشتن یک خط تلفن ثابت شهری (۰۲۱، ۰۳۱ و… ) به عنوان شماره اصلی کسب و کار، تجربه کاربری بهتری فراهم می‌کند. البته امکان استفاده از شماره‌های مجازی یا حتی شماره‌های موبایل نیز ممکن است بسته به پلن‌های ارائه شده وجود داشته باشد.
• دسترسی به اینترنت ماندگار: برای برقراری و دریافت تماس‌ها، نیاز به اتصال اینترنت با پهنای باند مناسب دارید.

دستگاه‌های مورد نیازبرای استفاده از سرویس متاما:

تلفن های IP: این تلفن ها از طریق شبکه و اینترنت کار می‌کنند و جایگزین گوشی‌های تلفن سنتی می‌شوند.

کامپیوتر یا لپ‌تاپ: برای دسترسی به پنل مدیریتی متاما و استفاده از نرم‌افزار بر روی کامپیوتر.

تلفن همراه هوشمند: برای استفاده از اپلیکیشن موبایل متاما (در صورت وجود).

ثبت نام و احراز هویت: ارائه مدارک لازم برای ثبت نام و فعال‌سازی سرویس.

کارکنان : یک تیم (حتی کوچک) که مسئولیت پاسخگویی به تماس‌ها را بر عهده داشته باشد.

مراحل راه‌اندازی متاما به‌صورت گام‌به‌گام

راه‌اندازی متاما فرآیندی نسبتاً ساده است که با طی کردن مراحل زیر می‌توانید از این سرویس بهره‌مند شوید:

مرحله ۱: تحقیق و انتخاب پلن مناسب

اولین قدم، مراجعه به وب‌سایت رسمی متاما برای اطلاع از پلن های مختلف است. پلن‌ها معمولاً بر اساس تعداد داخلی، خطوط تلفن، امکانات مورد نیاز و میزان استفاده دسته‌بندی می‌شوند.

• نکات مهم در انتخاب پلن:
  • تعداد کارمندان یا داخلی‌های مورد نیاز شما.
  • تعداد تماس‌های ورودی و خروجی که می خواید داشته باشید.
  • امکاناتی که برای کسب و کارتان حیاتی هستند (مانند ضبط مکالمات، IVR پیچیده و…).
  • منابع مالی

مرحله ۲: ثبت نام و ارائه مدارک

پس از انتخاب پلن، باید فرآیند ثبت نام را آغاز کنید. این مرحله شامل:

• تکمیل فرم درخواست: ارائه اطلاعات دقیق کسب و کار، اطلاعات تماس و…
• ارائه مدارک هویتی : شامل کپی مدارک شناسایی مدیران، روزنامه رسمی، پروانه کسب و… که این مدارک بسته به نوع کسب و کار و سیاست‌های مخابرات ممکن است متفاوت باشند.
• انتخاب شماره تلفن مورد نظر: در صورت نیاز به شماره جدید یا انتقال شماره موجود.

مرحله ۳: امضا  قرارداد و پرداخت هزینه های سرویس

پس از بررسی و تائید مدارک، قرارداد مربوط به استفاده از سرویس متاما با شما تنظیم خواهد شد. سپس هزینه‌های اولیه فعال‌سازی و یا حق اشتراک ماهانه/سالانه را طبق قرارداد پرداخت نمایید.

مرحله ۴: دریافت اطلاعات دسترسی و نصب تجهیزات

دراین قسمت اطلاعات مورد نیاز برای ورود به پنل مدیریتی متاما (نام کاربری و رمز عبور) در اختیار شما قرار می‌گیرد. همچنین، در صورت نیاز به گوشی‌های IP یا سایر تجهیزات، راهنمایی‌های لازم برای تهیه و نصب آن‌ها ارائه خواهد شد.

• نصب تلفن‌های: IP این تلفن ها به شبکه اینترنت (از طریق کابل شبکه یا Wi-Fi)متصل می‌شوند و تنظیمات اولیه آن‌ها معمولاً توسط کارشناسان فنی مخابرات یا با راهنمایی آن‌ها انجام می‌گیرد.

مرحله ۵: پیکربندی و تنظیمات اولیه پنل مدیریتی

این مرحله،قسمت اصلی  راه‌اندازی متاما است. شما با ورود به پنل مدیریتی، می‌توانید تنظیمات مختلفی را انجام دهید:

• ایجاد داخلی‌ها: برای هر کارمند یا بخش، یک داخلی تعریف کنید.
• تنظیم منشی مجازی :(IVR)سناریوی پاسخگویی خودکار را طراحی کنید. مثلاً: “برای ارتباط با بخش فروش، عدد ۱ را فشار دهید.”
• تنظیم صف و موزیک انتظار
• مشخص کردن  ساعات کاری
• تنظیم قوانین مسیریابی تماس ها
• فعال‌سازی یا غیرفعال‌سازی امکانات: مانند ضبط مکالمات.

دراین زمینه اگر با تنظیمات پیچیده آشنایی ندارید، بهتر است از خدمات پشتیبانی مخابرات یا مشاوران فنی کمک بگیرید.

مرحله ۶: تست و راه‌اندازی نهایی

پس از انجام تنظیمات موردنظر، تمامی بخش‌ها ی زیرا تست کنید:

• تماس ورودی به خط اصلی و بررسی عملکرد IVR
• تماس بین داخلی‌ها
• تماس خروجی
• بررسی کیفیت صدا
• تست سایر امکاناتی که فعال شده

پس از اینکه از صحت عملکرد همه چیز اطمینان پیدا کردین ، مرکز تلفن ابری متامای شما آماده استفاده خواهد بود.

نتیجه‌گیری

متاما ابزاری قدرتمند است که می‌تواند تغییر بزرگی در نحوه مدیریت ارتباطات کسب‌وکار هاایجاد کند. با ارائه یک پلتفرم جامع، هوشمند به شما کمک می‌کند تا تجربه‌ای حرفه‌ای ‌تر و رضایت‌بخش‌تر برای مشتریان خود ارائه کنید و در عین حال، بهره‌وری تیم خود را به طور چشمگیری افزایش دهید. راه‌اندازی آن، نیازمند به دقت و توجه به جزئیات است، اما به راحتی می‌توانید این سیستم را پیاده‌سازی کنید و از مزایای بی‌شمار آن بهره‌مند شوید. به خاطر داشته باشید که دنیای ارتباطات به طور مدام در حال تغییر است و ابزارهایی مانند متاما، کلید موفقیت در این مسیر هستند.

سؤالات متداول:

آیا امکان تغییر تنظیمات پس از راه‌اندازی وجود دارد؟

بله. تمامی تنظیمات مانند داخلی‌ها، منشی تلفنی، ساعات کاری و مسیر تماس‌ها در هر زمان از طریق پنل مدیریتی قابل تغییر است

2.آیا نیاز است کارمندان آموزش ببینند؟

خیر. کار با پنل مدیریتی و تلفن‌های نرم‌افزاری ساده است و آموزش اولیه توسط تیم پشتیبانی ارائه می‌شود.

3.چگونه امنیت مکالمات در متاما تضمین می‌شود؟

تماس‌ها از طریق بستر امن مخابرات برقرار می‌شوند و امکان شنود یا دسترسی غیرمجاز بسیار محدود است.

4.مزیت هایی که متاما را نسبت به سرویس های خارجی برتر کرده است چیست؟

زیرساخت داخلی، پشتیبانی فارسی، یکپارچگی با خطوط مخابرات ایران، و هزینه پایین‌تر از مهم‌ترین مزایای متاما نسبت به سرویس‌های خارجی هستند

5.برای افزایش تعداد داخلی‌ها چه اقدامی باید انجام دهیم؟

کافی است درخواست ارتقا بدهید؛ داخلی‌ها و امکانات جدید در کوتاه‌ترین زمان اضافه می‌شوند و نیاز به تغییر سخت‌افزار ندارید.

6.آیا امکان انتقال شماره تلفن فعلی به متاما وجود دارد؟

بله. در بسیاری از موارد می‌توان شماره تلفن ثابت فعلی کسب‌وکار را به متاما منتقل کرد